En muchos casos, la responsabilidad de administrar estos procesos recae en áreas que no están específicamente preparadas para ello, como los sectores contables o de recursos humanos, generando una sobrecarga de tareas y posibles retrasos.
Aunque puede parecer un trámite simple, una gestión documental eficiente permite que el área de operaciones de una empresa pueda organizar y dar inicio a las obras previstas sin contratiempos. En los últimos años, se ha incrementado el número de plataformas destinadas al control de accesos, cada una con sus propios requerimientos y procesos. Grandes industrias, como YPF, han desarrollado sus propios sistemas de gestión para el control de contratistas, lo que obliga a las empresas a adaptarse al manejo de múltiples portales dependiendo de cada cliente.
En la industria de la construcción, la gestión documental cobra aún mayor relevancia. La alta rotación de personal, la diversidad de contratistas y subcontratistas involucrados en un proyecto y las estrictas normativas de seguridad laboral hacen que contar con documentación actualizada y correctamente organizada sea clave para evitar retrasos y sanciones. La falta de una planificación documental adecuada puede generar demoras en el acceso de los equipos a la obra, paralización de actividades por incumplimientos normativos o incluso accidentes laborales por la ausencia de certificados y permisos en regla.
Esta complejidad hace que la correcta administración documental sea un factor clave para evitar errores que pueden generar reprogramaciones, costos adicionales en alquiler de vehículos, equipos y maquinarias, e incluso multas y/o retenciones en los contratos por incumplimiento de documentación. Además, contar con información clara y actualizada facilita la evaluación de proveedores y subcontratistas, permitiendo conocer su situación impositiva y financiera antes de establecer acuerdos.
Claves para una gestión documental eficiente
- Mantener actualizada la documentación del personal activo: Esto agiliza la carga de documentos y evita retrasos en el proceso de ingreso.
- Establecer un referente interno: Contar con una persona responsable dentro de la empresa mejora la comunicación y evita confusiones en la gestión de los documentos.
- Optimizar la selección de nóminas: En muchos casos, se tiende a generar el alta de un plantel completo cuando solo se necesita una parte del equipo. Definir de antemano qué recursos serán necesarios y cuáles pueden actuar como reemplazos ayuda a reducir la carga documental y evitar actualizaciones innecesarias. Dando como resultado mayor eficiencia en el proceso de alta de un recurso.
- Planificación adecuada de los recursos: Una gestión documental eficiente no depende únicamente de la administración interna, sino también de los criterios de terceros que pueden requerir ajustes o correcciones en la documentación presentada.
En definitiva, una buena planificación y un control adecuado de los documentos no solo optimizan tiempos y costos, sino que también permiten a las empresas cumplir con las regulaciones de manera más sencilla y eficiente.
